Konferencinis pokalbis: pasirengimo, išlaidų, saiko patarimai

Turinys

• Kas yra konferencinis pokalbis?
• Kaip veikia konferencinis skambutis?
• Konferencinių pokalbių teikėjas
• Skirtingi konferencinių pokalbių kainodaros modeliai
• Ką iš tikrųjų kainuoja konferencinis pokalbis?
• Ko reikia konferenciniam pokalbiui?
• Tipiškos konferencinių pokalbių problemos
• Kaip galima išvengti telekomunikacijų klaidų?
• Moderatoriaus užduotys ir funkcijos
• Kaip veikia konferencinis pokalbis su mobiliuoju telefonu?

Konferencinis skambutis yra puiki priemonė lengvai, greitai ir nebrangiai aptarti profesinius reikalus su daugiau nei dviem žmonėmis - ar tai būtų projektai, ar pristatymai. Tam nereikia per didelių techninių pastangų. Šiuolaikiniam „Telco“ užtenka paprasto telefono ar mobiliojo telefono. Tačiau yra keletas svarbių konferencinių pokalbių taisyklių, į kurias turėtumėte atkreipti dėmesį iš anksto. Mūsų kontroliniai sąrašai rodo, kurie ...

Kas yra konferencinis pokalbis?

Telefoninės konferencijos arba vadinamieji konferenciniai pokalbiai yra susitikimai, kuriuose galite tik girdėti, bet nematyti. Telefoninės konferencijos terminas - taip pat žinomas sutrumpintai „Telko“ arba „TK“ - paprastai naudojamas skambinant daugiau nei dviem dalyviais. Dalyvaujant nuo trijų iki keturių dalyvių, kalbama apie trijų krypčių konferenciją arba keturių krypčių konferenciją. Viskas, kas peržengia dalyvių prasmę, yra tik telekomas. Be to, telefoninėse konferencijose skiriama pagal ryšio tipą:

• Dial-in procedūra
  Dalyviai į konferenciją renkasi savarankiškai, turėdami atitinkamus prieigos duomenis, ir turi patvirtinti PIN kodą.
• Dial-out procedūra
  Dalyviams paskambina telekomunikacijų operatoriaus operatorius arba organizatorius, o konferencija yra „parsivežta“. Nors procesas yra patogesnis, organizatoriui jis taip pat brangesnis, nes jis taip pat moka visus prisijungimo mokesčius.

Kaip veikia konferencinis skambutis?

Konferencinį skambutį galima greitai nustatyti ir įgyvendinti. Tuo tarpu internete yra daug - kai kuriais atvejais nemokamų - „Telco“ paslaugų teikėjų (daugiau apie tai kitame skyriuje). Puikių sąlygų nereikia įvykdyti.

Moderni telefono sistema nereikalinga. Paprastas telefonas ar mobilusis telefonas yra viskas, ko reikia nuotoliniam susitikimui. Taigi, jei norite pradėti konferencinį pokalbį su trimis ar daugiau dalyvių, jums tereikia atlikti tris paprastus veiksmus:

• Užregistruokite konferencinį pokalbį
  Norėdami užmegzti konferencinį pokalbį, turite užregistruoti konferencinį pokalbį pas pasirinktą paslaugų teikėją. Ši registracija paprastai reikalinga tik vieną kartą ir paprastai tai jau įmanoma telekomunikacijų teikėjo svetainėje. Norėdami tai padaryti, paprastai reikia tik vardo ir el. Pašto adreso (nemokami paslaugų teikėjai gali juos naudoti komerciškai) - arba atsiskaitymo adreso (mokamų telekomunikacijų paslaugų teikėjams).
• Perduokite prieigos duomenis
  Paprastai jums bus paskirtas vadinamasis konferencijų pokalbių kambarys. Visi dalyviai gali vėliau prisijungti prie šio virtualaus kambario. Šiuo tikslu konferencijų pokalbių kambaryje yra dviejų dalių prieigos duomenų raktas - telefono numeris (rinkimo numeris) ir konferencijos PIN kodas (rinkimo kodas, rinkimo PIN kodas arba konferencijos PIN kodas). Turėdami duomenis, bet kas gali skambinti iš bet kurios vietos naudodamas savo telefoną, „iPhone“ ar kitą išmanųjį telefoną.
• Pradėkite konferencinį pokalbį
  Jei visi dalyviai turi numerį ir PIN kodą, galite pradėti. Susitarkite laiką, paskambinkite ir pradėkite konferencinį pokalbį. Paprastai patekti į kambarį reikia mažiausiai dviejų dalyvių. Kai kurie telekomunikacijų paslaugų teikėjai turi vadinamąjį konferencijų vadovą - daugiausia dėl saugumo. Jis turi savo konferencijų vedėjo PIN kodą, tada jis taip pat įgalina konferencinį pokalbį visiems. Iki tol likę dalyviai dažnai girdi tik sulaikytą muziką.

Konferencinių pokalbių teikėjas

Skambinimas iš jūsų namų ar biuro telefono jus sieja tik su vienu kitu asmeniu. Todėl norėdami dalyvauti konferenciniame pokalbyje, kuriame dalyvauja daugiau nei du dalyviai, turite naudoti konkretų teikėją arba programinę įrangą.

Kurį pasirinksite, viena vertus, priklauso nuo jūsų lūkesčių ar teikėjo reikalavimų - kita vertus, žinoma, nuo pasiūlymo kainos. Mes supažindiname jus su įvairiais paslaugų teikėjais, su kuriais galite užmegzti konferencinį pokalbį:

• Vokietijos konferencinis pokalbis
  Teikėjas deutsche-telefonkonferenz.de reklamuojasi naudodamas „100% nemokamą konferencinį pokalbį“. Taigi nereikia mokėti jokių papildomų mokesčių, reikia mokėti tik už fiksuotojo ryšio skambutį. Užsiregistravę gausite prieigos duomenis el. Paštu ir galėsite pradėti iš karto. Dalyvių skaičius ir konferencijos trukmė yra neriboti.
• „SmartConference“
  Ar naudojate daug konferencinių pokalbių, reguliariems susitikimams, susitikimams su klientais ar darbui komandoje? Tada su paslaugų teikėju „SmartConference“ galite pasiimti mėnesinę 9,90 prenumeratą. Prie šios fiksuotos kainos prie „Telko“ gali prisijungti iki 5 dalyvių. Didesnėms grupėms taikomi brangesni tarifai iki 25 dalyvių.
• Whatsapp
  Galimi ne tik trumpieji pranešimai, bet ir telefoninės konferencijos per „Whatsapp“. Programoje galite lengvai sukurti grupės skambutį ir pridėti iki septynių savo kontaktų. Lengva, greita ir nemokama. Idealiai tinka privatiems vartotojams, tačiau kai kurioms įmonėms šis variantas nėra pakankamai profesionalus. Be to, jūs, žinoma, turite būti prisijungę prie visų dalyvių per „Whatsapp“.
• „Skype“
  „Microsoft“ paslauga „Skype“ taip pat siūlo grupės skambučių funkciją. Norėdami tai padaryti, turite įtraukti norimus dalyvius į grupę naudodami savo kontaktus ar paiešką. Kai tai bus sukurta, galėsite pradėti grupės skambutį. Jei visi dalyviai naudoja „Skype“ programinę įrangą, šio tipo konferenciniai pokalbiai yra nemokami.
• „Telekom“ verslo konferencija
  „Deutsche Telekom“ siūlo savo telefoninių konferencijų paslaugą, kuri įgalina paprastas telekomunikacijų ir internetines konferencijas. Be pokalbio, dokumentais taip pat galima dalytis ar rodyti pristatymus. Kai apmokestinama pagal naudojimo būdą, dalyvio kaina yra apie 10 centų už minutę. 30 minučių trukmės konferencinis pokalbis su 5 dalyviais kainuotų apie 15 eurų. Tačiau yra ir fiksuoto tarifo modelių, skirtų skirtingam dalyvių skaičiui.
• Meebl
  „Meeble“ reklamuoja keletą taškų: nemokamai, nėra registracijos, jokios reklamos ir jokio šlamšto. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įvesti savo el. Pašto adresą ir rodomą kodą - patalpa konferenciniam pokalbiui yra įrengta ir gali būti naudojama. Gausite nemokamus telefono numerius iš Vokietijos, Austrijos ir Šveicarijos. Jei norite palaikyti paslaugą, galite laisvai pasirinkti mokamą numerį.

Kiti (iš dalies apmokestinami) teikėjai abėcėlės tvarka be įvertinimo: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo „VoiceMeeting“, Woopla.

Skirtingi konferencinių pokalbių kainodaros modeliai

Nepaisant didelio skirtingų tiekėjų pasirinkimo, kainodaros modelius galima suskirstyti tik į dvi kategorijas. Renkantis tinkamą sprendimą, galite pasirinkti vieną iš šių (ir susijusį teikėją):

• Atsiskaitymas pagal naudojimą
  Čia mokama už minutę ir dalyvį. Teikėjai tiksliai matuoja, kiek dalyvių buvo surinkta į konferencinį pokalbį ir kiek laiko. Padauginus iš paminėto tarifo, gaunama sąskaitos faktūros suma.
• Fiksuotas tarifas su prenumerata
  Fiksuota kaina, kurią galite išleisti konferencinių pokalbių metu taip dažnai ir kiek norite. Abonemento kainos dydis priklauso nuo dalyvių skaičiaus. Maždaug 10 eurų per mėnesį skambinant iki 7 vartotojų.

Geriausia išsiaiškinti, kuris variantas jums vertas. Ilgos trukmės dažnos telefoninės konferencijos ir daugybė dalyvių pirmajame variante yra žymiai brangesnės. Kita vertus, jei tik retai kviečiate į telekomunikaciją mažose grupėse, galite mokėti per daug su fiksuotu tarifu.

Ką iš tikrųjų kainuoja konferencinis pokalbis?

Daugelis paslaugų teikėjų skelbia, kad jų konferenciniai skambučiai yra nemokami - atidžiau juos apžiūrėjus, tai dažnai netiesa: arba dalyvių skaičiui taikomi apribojimai, arba pirmasis žingsnis - registracija - yra nemokamas. Net jei nėra sutartinių įsipareigojimų ar mėnesinių išlaidų, konferencinio pokalbio metu už pokalbio laiką paprastai tenka maži mokesčiai.

Kurios išlaidos kyla, taip pat priklauso nuo to, iš kur atitinkami abonentai renkasi kelią į tinklą. Paprastai kiekvienas dalyvis moka prisijungimo prie Vokietijos fiksuoto ryšio tinklo išlaidas. Tai priklauso nuo atitinkamo telefono tiekėjo: jei Vokietijos fiksuotojo ryšio tinkle turite fiksuotą tarifą, jums nereikės mokėti jokių atskirų mokesčių;

Tačiau galima įsivaizduoti ir dalyvius iš užsienio, kurie neturi specialių sąlygų Vokietijos fiksuotojo ryšio tinklui. Priklausomai nuo paslaugų teikėjo, taip pat yra konferencijos lyderio galimybė prisiimti telefono konferencijos mokesčius visiems. Tokiais atvejais atitinkama prenumerata yra pašalinama.

Ko reikia konferenciniam pokalbiui?

Prieš pasirinkdami tinkamą konferencinio skambučio teikėją, turėtumėte pateikti keletą oficialių minčių apie patį konferencinį skambutį. Šie kriterijai turi įtakos teikėjo pasirinkimui, taigi ir konferencinio pokalbio kaštams:

• Dalyvių skaičius: Kiek dalyvių dalyvauja telke?
• Kilmė: Ar skambina iš užsienio skambinantieji?
• Išlaidos: Kas moka bet kokius konferencinio pokalbio mokesčius?
• Papildomos funkcijos: Ar jums reikalingos tokios paslaugos kaip žiniatinklio valdymas (lygiagrečiam pristatymui) ar įrašymo funkcija?

Paprastai standartinių konferencinių pokalbių ir paslaugų teikėjų pakanka iki dešimties dalyvių. Nepaisant to, turėtumėte atkreipti ypatingą dėmesį į skambintojų tarptautiškumą ir dalyvių skaičiaus ribojimą, kitaip tai gali greitai pabrangti.

Tipiškos konferencinių pokalbių problemos

Nepaisant paprastos technologijos, konferenciniame pokalbyje viskas gali nutikti. Dažniausios problemos yra:

• Skambinimo sunkumai
  Konferenciniuose skambučiuose dažnai būna bent vienas asmuo, kuris nesugeba prisijungti - dėl to, kad neteisingi prieigos duomenys (arba neteisingai pažymėti), arba dėl to, kad naudojama programinė įranga (pvz., Naudojant „Skype“) yra pasenusi.
• ryšį
  Niekas nieko negali padaryti, tačiau erzina, kai dalyviai pakartotinai išskrenda iš konferencinio pokalbio ir vėl turi skambinti dėl blogo (radijo) ryšio, pavyzdžiui.
• Foninis triukšmas
  Jei dalyviai klausosi muzikos fone, langas atidarytas arba dalyviai tiesiog pamiršo paspausti nutildymo mygtuką, kol jie kalbasi su kitu biure esančiu asmeniu, tai labai erzina.
• Kalbos disciplina
  Kadangi niekas vienas kito nemato, nėra neverbalinio bendravimo, kuris, pavyzdžiui, signalizuotų, kas turės žodį toliau. Poveikis: sunku koordinuoti, kas kada kalba. Arba visi atsako į klausimą vienu metu, arba nė vienas.

Kaip galima išvengti telekomunikacijų klaidų?

Žemiau taip pat pateikiame jums PDF dokumentą, kurį galite nemokamai atsisiųsti ir kuriame yra daug patarimų, kaip paruošti ir rengti telefonines konferencijas. Tai padės išvengti erzinančių nelaimių ir prisidėti prie konferencinio pokalbio sėkmės.

Atsisiųskite, kad išvengtumėte klaidų

Moderatoriaus užduotys ir funkcijos

Kaip moderatorius, jūs turite atlikti ypatingą vaidmenį konferencinio pokalbio metu. Jie įneša tvarką kalbėtis. Jūs esate atsakingas už šias užduotis:

• atidarymas
  Sveikinate visus susirinkusius. Jie paaiškina, kodėl vyksta telekomunikacijos ir kas tai bus tolesniame kurse.
• dalyvių pristatymas
  Jei tai nėra įprastas konferencinis pokalbis arba jei yra naujų dalyvių, turėtumėte visus supažindinti vieni su kitais, kad sukurtumėte malonią diskusijų atmosferą.
• koordinacija
  Jūsų pagrindinė užduotis yra koordinuoti atskiras kalbas ir vadovauti diskusijai. Lengviausias dalykas yra suteikti (ir atsiimti) žodį dalyviams.
• laikas
  Stebėkite laikrodį, kad nebūtų viršytas konferencinio pokalbio laikas. Įsitikinkite, kad darbotvarkė taip pat yra parengta.
• Santrauka
  Moderatorius uždaro konferencinį pokalbį. Pabaigoje turėtumėte apibendrinti rezultatus, išdėstyti tolesnius veiksmus ir nurodyti, kada vyks kitas susitikimas.

Kaip veikia konferencinis pokalbis su mobiliuoju telefonu?

Iš esmės konferenciniai pokalbiai su mobiliuoju telefonu ar „iPhone“ neveikia kitaip nei kiti. Visų pirma, jūs turite įsitikinti, kad jūsų mobiliajame telefone yra pakankamai akumuliatoriaus veikimo trukmės - ilgesni skambučiai išmaniajame telefone dažnai būna tiesiog energingi. Taip pat turėtumėte iš anksto įsitikinti, kad jūsų mobiliojo telefono sutartyje yra fiksuoto fiksuotojo ryšio tinklo tarifas. Tai vienintelis būdas išlaikyti konferencinį pokalbį jums tikrai nemokamą.

Per konferencinį pokalbį mobiliuoju telefonu Ypač rekomenduojamos tokios programos kaip „Whatsapp Messenger“ paslauga. Tiek „iPhone“ vartotojai, tiek „Android“ išmaniojo telefono savininkai gali taip pat lengvai išsiversti be papildomų programų, nes jų mobiliajame telefone paprastai jau yra ši funkcija. Principas yra identiškas: Pirmiausia turite paskambinti asmeniui, kuris turi priimti jūsų skambutį, kad galėtumėte pridėti kitų dalyvių per telefono simbolį su pliuso ženklu. Atkreipkite dėmesį: visi dalyviai turi būti išsaugoti savo mobiliuosiuose telefonuose. Be to, konferencinis pokalbis atjungiamas akimirką, kai padedate ragelį.